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6步创建一个完善的项目计划


    很多项目经理涉及到规划自己的第一个项目的时候,往往会疑惑,究竟是从哪儿开始?如何准确预测一个任务需要多长时间?如何将利益相关者的期望转化为可交付成果?如果出现问题怎么办?
    实际上,即便是新的项目经理,也可以做的面面俱到,按照下面的6个步骤来进行创建一个完善的项目计划,就可以让别人对你有信心。
    第1步:确定项目的利益相关者
    项目经理一定要记住,利益相关者的存在不仅仅是雇佣你过来管理项目,而是要从项目中获得成果,这是说的任何受到项目影响的利益相关者,其中包括客户和最终的用户。
    那么在创建项目计划的时候就需要确定所有的利益相关者并让他们知道项目中的利益所在。
    项目经理要和项目的发起人以及关键利益相关者进行面对面的沟通,讨论其对项目的需求和期望,并确定项目范围、预算和时间表及相关的基线.
    然后形成一个范围的声明文档来确定和记录项目范围的详细信息,这样可以让每一个人在一开始都了解项目的目标是一致的,这样可以减少后面对项目范围进行变更的机会。
    这里需要注意的是:如果想要得到项目中好客户满意度,那么就需要了解客户的期望,并在实际的项目中达成的要远超过客户所期望的利益。
    第2步:设置和确定目标的优先级
    一旦项目经理获得了一个项目利益相关者各方面的需求清单,那接下来就是要将这些需求进行优先级的排序,并确定达成这些需求的项目目标。
    或者说通过这些目标的达成能够带来的好处。把这些写到项目计划中去,可以用来和各个利益相关者进行轻松的沟通。
    尽管我们可能都觉得项目中所有的一切都很重要,但如果遇到问题的时候,根据紧急性和重要性开始拍卖,或者通过时间管理优先矩阵来帮助项目经理确定优先级,这种方式不仅仅可以用于计划中,也可以在项目的日常任务中用得到。
    第3步:定义可交付成果
    有的项目的可交付成果是看得见的产品,有的项目的可交付成果可能是看不见的服务,但不管是有形的产品还是无形的服务,都需要和项目的目标对应起来。是不是可交付成果满足了项目当初设定的目标,或者是不是和当初预期的可交付成果是一致的,尤其需要注意的是,可交付成果并非只有一个,可能有阶段性的,也有可能是若干个。
    可交付成果确定后,接下来就是在项目计划中确定每个可交付成果的截止日期,也可以在后面的项目进度中确定日期,但不论是那种,可以提前根据项目整体的截止日期进行倒排。这样一旦工作开始,就可以确保项目团队按照时间节点来完成关键任务,也可以按时跟踪进度。
    第4步:创建项目进度表
    项目经理通过项目管理软件查看每个可交付成果的完成需要定义一系列任务,为完成每个任务,需要确定每个任务需要的时间,需要的资源以及由谁负责完成。由于项目交付是团队作业,同时可能还涉及到各个环节或部门,那么接下来就需要确定各项任务的依赖关系。
    哪些任务需要在其他人开始之前完成?哪些任务是关键任务不能延误?人员项目之间以什么样的方式进行沟通?通过将可交付成果,依赖关系以及里程碑通过表格或软件来进行管理,这样可以更加方便的后续进行进度管理。
    项目经理可以让项目团队参与一些规划过程,他们是接收任务的人,那么对于这些任务如何完成,需要多长时间以及谁是最好的人来处理具体任务都会有重要的见解。汲取他们的知识,这样也会需要他们同意项目进度,以使工作顺利运行,因此,重点在于从一开始就让他们参与进来。
    第5步:确定问题并完成风险评估
    没有任何一个项目是无风险的,项目经理不能通过祈祷来希望问题以最好的方式自己解决掉。那么项目经理一定要去了解项目中前期会有什么问题会影响到你的项目。比如一个关键成员可能不能马上到位?最近流程感冒会不会引起像非典那样大规模的传染疾病?如果是跨国项目需要考虑到当地的政治局势等等。
    项目经理要考虑到可以采取的措施,以防止某些风险的发生,或者限制其带来的负面影响,然后通过风险评估来制定风险管理策略,这样在计划中描述出来确保自己做好相关的准备。如果有可能,可以在项目计划表中对某些高风险级别的任务创建一个合适的缓冲区时间来保障发生问题时,有一定的时间来进行问题处理。
    第6步:向项目利益相关者提交项目计划
    项目经理需要解释自己制定的计划如何解决利益相关者的期望,并提出计划中的解决方案来解决可能出现的任何冲突,同时确保提供的文件不应该是一个简单的演示PPT,而应该是一个较为详细的讨论结果。
    这个时候,项目经理还需要对项目的利益相关者进行角色的划分,比如哪些人需要查看哪些项目的相关报告,查看的频次是多少?哪些人在哪个环节有哪些授权?
    项目经理一定要清楚的进行项目计划的表达,有些事情对自己来说是显而易见的,并不意味着别人一下子就能看的清楚和明白。如果项目经理制定的计划与利益相关者的原始期望产生了冲突,那么现在就需要立即进行沟通,告诉他们的期望时不切实际的,如果增加这些期望,需要做些什么?多少时间、金钱和人力?让他们决定是否值得投入这些额外的资源。
    当经过项目的6个步骤完成了你的项目计划,那接下来就是准备项目启动会议,通过鼓舞人心的话语来激励团队,并启动项目。但需要注意的是,不论一开始项目计划做的如何完美,具体的细节实施在项目正式交付中肯定会有所偏差的,这个时候,项目经理需要不断的周期性进行滚动刷新,当然,也可能不同的项目经理采取的管理方法不同,具体的步骤不会完成保持一致。

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