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从老鹰与鼹鼠的故事,学习如何提升项目沟通管理


    《伊索寓言》中有一个老鹰与鼹鼠的故事:拥有敏锐的目光的老鹰打算抚育后代,因此挑选了一棵枝繁叶茂的橡树准备定居下来,这时,常年居住在橡树下面的鼹鼠就提醒老鹰说:“这棵树不安全,请不要再这里搭窝。”但是老鹰很轻蔑的无视鼹鼠的劝告,立即动手筑巢,不久之后,一窝可爱的子女就出生了。一天早晨,老鹰外出捕食回来后,发现那棵橡树已经倒掉,它的子女们全部摔死了,看见眼前的情景,老鹰悲痛不已。这时,鼹鼠过来说:“早就警告过你,我就在地底打洞,和树根非常接近,树根早就烂完了,可是你不听。”
    伊索寓言故事是一些提出问题并让人反思的文章,并没有告诉我们如何解决这些问题,那么我们就把老鹰抚育后代这件事情当作一个项目,来分析一下这个项目最终失败的原因,以及我们能从中得出什么经验和教训。
    从故事中不难看出,老鹰之所以失去子女(项目失败)是因为没有听取鼹鼠(干系人)的意见,而如何避免这种事情发生,下面我们从项目管理者和项目干系人两方的角度进行分析。
    作为项目管理者(老鹰),在项目初期没有听取鼹鼠的建议,原因有两个:
    1、没有制定有效的项目沟通计划
    虽然作为项目干系人的“鼹鼠”已经提出了自己的意见,但是项目管理者并没有采纳,也就是说项目沟通计划的制定并没有起到应有的效果,项目过程中没有按照项目沟通计划执行,或者根本就没有制定项目沟通计划。
    为了保证项目的顺利实施,项目干系人之间需要有明确的沟通渠道和沟通方式,因此制定项目沟通计划在项目管理过程中是必须的,项目沟通计划的目的是为了建立项目干系人之间交流的桥梁。
    不仅如此,项目沟通计划中还需要确定项目干系人之间的沟通级别,在故事中,鼹鼠提出的意见属于影响项目成败的关键信息,这种信息的评价不能只是由项目管理者(老鹰)单独进行,而是需要使用“专家判断”或者更严格的控制方式进行评价,而且在评价通过前,项目是不允许进入下一阶段的。
    2、错误的将鼹鼠排除在项目干系人之外
    项目管理者在前期进行项目干系人分析时,没有将鼹鼠列入其中,认为鼹鼠并不是干系人,所以即使制定了项目沟通计划,对于不属于项目干系人的“鼹鼠”,项目管理者也没有听取它的意见,从而导致项目失败。
    如何识别干系人,首先要明确干系人的定义,项目干系人(stakeholders)包括项目当事人和其利益受该项目影响(受益或受损)的个人和组织;也可以把他们称作项目的利害关系者。除了上述的项目当事人外,项目干系人还可能包括政府的有关部门、社区公众、项目用户、新闻媒体、市场中潜在的竞争对手和合作伙伴等;甚至项目班子成员的家属也应视为项目干系人。
    作为项目干系人(鼹鼠),虽然提出了自己的意见,但在意见被拒绝时时没有进一步的采取措施,而只是在项目失败后才“马后炮”式的过来安慰,也是项目失败的一个重要原因。
    我们可以把鼹鼠当成组织中的一名成员,但它不属于老鹰所负责的项目,在这种情况下我们再分析下故事,鼹鼠没有对老鹰负责的项目做出100%的努力(只是口头进行了警告),因为老鹰项目的成败,表面上看是和鼹鼠没有直接利益关系的,但为什么我们要鼓励“鼹鼠”们还要采取进一步措施呢?站在组织的战略意义上来讲,如果老鹰所负责的项目没有成功,那么组织的战略任务就可能无法达成,如果最终导致组织解散,那么作为组织成员的“鼹鼠”的利益当然也会受损,所以当这种情况发生在实际工作中时,希望“鼹鼠”的视野能够放得广一点,不要局限在自己所负责的项目上。
    本文所谈到的沟通原则不仅仅适用于项目管理中,在企业管理中一样适用。在企业管理中,只有建立一种自上而下的良好沟通制度,企业才能发展壮大。

 

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