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如何加强项目管理中重要一环--“采购合同管理


    在工程项目管理过程中,决策者的目光更多地聚焦于工程进度、安全管理、工程质量和投资控制等显性方面,对于工程物资采购过程,更多关注于采购的过程控制,往往忽视了采购合同的管理。如何有效地控制物资采购合同的法律风险, 实现合同双方的预期目的?让合同给公司带来利益,避免因合同的不规范给公司带来不必要的损失,我们就不能忽视采购合同管理在项目管理中的作用。
    加强对采购合同的管理采购合同的主要条款包括标的、数量、质量、价格及支付、包装、装运、检验、保险、验收、违约责任、合同变更、不可抗力及争议解决等。在签订采购合同前,一定要本着“先小人,后君子”的原则,对采购合同中能够预见到各种不利因素以条款的方式加以防范,规避采购合同中的各种风险,运用法律来保护公司的合法权益。
    合同管理部门进行管理合同,主要具有以下几方面内容:
    a) 负责检查、监督和指导、审核公司的各类合同的签订、履行,参与每份采购合同的可行性研究,审批公司对外签订的重大采购合同。
    b) 对公司合同专用章、法定代表人授权委托书和合同文本进行严格的管理和控制。
    c) 掌握物资采购进度,督促供货商按合同规定期限交货。
    d) 对合同的签订履行情况进行统计分析,为公司领导提供决策依据,定期召开会议,检查合同履行情况,及时发现和解决合同签订和履行中存在的问题。
    e) 培训合同管理人员,及时总结公司采购合同管理方面的经验,组织有关部门和工作人员学习合同法规。
    f) 对合同纠纷进行处理,作出决定,配合有关部门解决合同纠纷。
    g) 建立采购合同管理台账,保管好采购合同签订履行中的各种传真文件、邮件、发货记录、运输记录、发货清单、产品检验报告、货款支付凭证等,已备合同发生纠纷时有据可查。
    规避采购合同中的风险企业经营与合同密不可分, 几乎每天都要签署各种合同,然而很多企业在合同签订中的风险防范意识和能力较低,合同管理制度也存在漏洞,发生合同纠纷的几率居高不下,出现纠纷后一旦涉及法律程序就陷入被动。这样的局面,完全可以通过在合同订立中通过合理、充分的风险评估和预防措施来避免。审查采购合同主体资格和合同的内容是规避采购合同风险的有效手段。
    1、审查合同主体资格
    a) 对方基本情况: 对方当事人为法人单位的,审查《公司法人营业执照》,如采购标的物为特种设备的,还需要对方提供特种设备制造许可证等,通过网络查询、电话咨询等核实对方情况是否属实。
    b) 履约能力:对合同对方的经营状况、注册资本、地址、银行资信、资产负债情况等方面对其进行审核。
    c) 签约人资格:合同经法定代表人签字盖章后生效,因此,必须确定签约人是否具有法定代表人资格或者是否具有法定代表人的授权,其授权是否具有法定效力。
    2、审查合同的内容
    a) 明确标的物的正式名称、商标、规格型号、颜色、尺寸以及相应配套件等,避免因标的不明,产生不必要纠纷。
    b) 明确标的物的计算方法,当计算方法出现歧义,得出的合同数量可能有多个结果,双方理解不同也会引起纠纷。
    c) 如合同中标的物执行标准或技术要求约定不明,会导致双方发生争议。对于是否符合合同要求,还需要委托第三方进行相关检测。委托检验费承担不明,会出现互相推托的情况,导致纠纷发生。
    d) 双方约定价格根据实际消耗数量结算的,而实际消耗数量难以衡量时也容易发生纠纷。价款支付比例在分批发货后,其支付比例难以达成一致,也会导致纠纷。
    e) 双方关于装运的方式、装卸费用承担和风险负担等约定不明,容易导致纠纷发生。
    f) 明确履行合同义务对应的违约责任及惩罚措施,明确罚金的具体计算方法、设定解除合同的权利,在出现合同纠纷时,根据违约责任约定妥善解决相关分歧,避免仲裁或诉讼带来时间和精力的浪费。
    g) 对于其他注意事项,还要约定仲裁或诉讼的管辖法院,明确合同的执行期限等。
    采购合同履行过程中的管理为保证双方的利益得以实现,确保双方按合同约定顺利合作,必须对采购合同的履行过程进行实时监控。采购合同监控主要分为合同执行过程中监控、合同执行后监控、合同的变更、合同纠纷的处理和索赔等方面。
    a) 合同执行过程中的监控主要包括监控供货商原料准备过程,督促供货商按要求开展生产,保证货物准时供应。同时,也要注意工程进度,避免出现库存积压,告知对方合同可延缓的时间。货物到达现场还要根据合同的数量、质量等组织到货验收工作,做好入库记录。对于一些重要物资,要委派监理进行生产过程现场监督,保证货物生产质量。
    b) 合同执行后的监控包括按合同规定支付货款,货物到达现场后出现的不合格品,要及时和供货商协调解决。对合同执行过程中的供货商表现进行综合评估,决定是否继续合作。
    c) 合同的变更包括供货商如受不可抗力因素的影响,无法按计划交货,双方有义务采取措施,将因不可抗力造成的损失降到最低。由于工程施工的不可预见性,施工变更常会导致物资的增加或减少,双方在合同中约定双方同意对供货物资增加或调减,并对合同金额进行增加或调减,此项变更作为合同的附件,与主合同具有同等效力。
    d) 采购合同的纠纷处理方法包括协商、调解、仲裁和诉讼,根据纠纷的大小来决定处理方式。合同索赔包括合同一方当事人违反合同,另一方当事人有权提出索赔。索赔的内容包括货物的质量、数量、包装、延期交货以及违反合同的其他行为。提出索赔要求时,需要提供充分的证据、包括法律依据、事实依据和符合法律规定的出证机构。索赔期限和索赔金额依据合同中的约定进行计算,对于证据不全或约定不清,对方有权拒绝赔偿。采购合同的存档管理采购合同是公司档案的重要组成部分,是公司进行经营活动的有效凭证,在维护公司合法权益方面有着重要作用。
    3、影响采购合同存档管理的因素
    a) 合同管理人员法律意识淡薄,忽视合同的法律效力,合同不及时存档,导致不必要的纠纷发生。
    b) 不重视合同存档工作,合同履行阶段出现的质量问题、经济纠纷等,无法利用存档合同维护自身合法利益。
    c) 合同存档管理制度不完善,合同更新不及时。
    d) 合同存档管理信息化程度不高,造成合同丢失,合同提取不便。
    4、做好采购合同存档的要求
    a) 对合同存档的意义进行宣传,增强档案管理意识和法律意识。
    b) 确保存档合同印章、字迹清楚,做好借出收回记录。
    c) 对存档合同进行分类,方便查找。
    d) 利用项目管理软件等对合同进行信息化管理。

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