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项目日常五项管理方法


      项目管理方法论存在于日常,核心在于善于总结,并能应用,最终成为工作习惯。
      一、工作通报方法与技巧
      1、项目通报是项目管理常用的干系人管理的工具,一般包括项目总体概述、项目目前进度、项目问题及解决方案、项目下一步计划、项目风险分析。项目通报其实一个很好的推进项目的地方,尤其在职能式或者弱矩阵的项目管理模式下,可以通过项目通报,对促进项目进度有帮助的团队成员或者其他干系人,在通报中给以工作肯定,并抄送给其上级。
      2、保持干系人信息沟通时很必要的,早请示晚汇报其实就是一个好方法,项目向上级、发起人汇报,不是出现问题了,有进展了才汇报,即使没进展也要汇报,信息的畅通是为保证,项目方向正确,并能及时获得支持。
      二、日常项目管理
      1、在企业内,随着项目成熟度的提升,项目管理的方法论也会被模板化、标准化,其实某种程度会约束项目管理方法创新,比如项目日常的团队例会,企业会形成固定的方式,其实有很多是可以突破和创新的,开会的地点可以从室内换到户外,换个环境开,开会的内容可以从单纯说问题,改为先说周期内的优秀事件然后是问题;例会的组织也可以轮流组织,所以日常的项目管理也是可以不断创新的
      2、项目经理80%的时间要用在沟通上,沟通是以解决问题为导向的,沟通不是简单的打电话、发E-mail,项目管理的沟通强调计划性,同样可以采用5W1H方法进行计划制定,沟通什么,和谁沟通,什么时间沟通,为什么沟通,怎么样沟通,到哪里沟通,使得沟通变得有条理,有目标,有步骤,更好的服务项目。
      三、团队管理
      1、干系人管理是近几年非常热门的研究课题,确实项目成功的关键是做好干系人管理。但是我们很多时候总关注关键干系人,而忽略了一般干系人,其实干系人也是动态的,此时是一般干系人,过一段时间会变成关键关系人,日常工作中有非常多这样的例子,甚至你身边的一个普通的文员都会影响到你的项目进度,所以不要小看这些力量,尤其不要变成阻碍的力量,平时做好亲和力,对周边的人员保持一个良好的人际关系非常重要。
      2、职责分工在团队管理里面非常重要,责任矩阵是一个非常好的工具,但是责任矩阵怎么做出来呢?注意,不是项目经理做出来的,是团队一起讨论出来的,尤其对跨职能的项目,涉及多领域,团队复杂,对工作分工职责,更需要进行团队讨论,在一开始得到团队认同的职责分工,会使得工作开展事半功倍。
      四、项目过程问题管理
      1、项目经理负责多个项目或者在一年内负责多个项目是完全可能的,项目中碰到很多问题,救火很容易成为一个常态,就玩火之后,甚至还会得到上级的认同,这样也使得缺少反思,反思项目管理存在的问题,为什么会要总是救火。而对问题日志的坚持是一个很好的办法,在阶段评审时,将问题进行总结,形成风险点检表。
      2、项目目标,项目过程目标,我们常觉得很清楚,但真的清楚吗?不一定,我们常会将项目目标理解为时间、质量和成本的定量要求,但事实上项目目标远比这三项复杂,尤其是关键干系人的需求,是项目目标,其中他们的需求不是可以完全量化的,这点需要项目经理对项目的敏感性。
      五、项目进度管理
      1、项目里程碑是项目进度管理的核心,所以任何项目都要做计划,对于周期较长,难度较大的,可以采用渐进明细的方式制定计划。在计划制定过程中,最容易犯的问题就是过于乐观,简单按照倒计时的方式进行计划制定,最终会导致计划偏离50%以上,做好风险分析,通过经验做好缓冲时间的制定,控制计划偏差在10%以内一个良好水平;
      2、我们对关键路径已经非常了解了,关键路径就是影响工作进度,需要花时间最长的工作路径,但事实上关键路径是动态的,而且这种动态会是一个复杂的过程,对于技术出身的项目经理,项目负责人,很容易将注意力定在自己擅长的领域或者路径上,而此时全局意识就变得尤为关键,一个项目会是多个路径并行的,保证各路径的进度信息畅通,及时给出判断和决策。

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